Cuentas por cobrar en Excel con antigüedad de saldos y mensajes de cobranza
Necesitas: Excel o Google Sheets + ChatGPT o Claude
⚠️ Importante: Esta guía es solo informativa y no es asesoría financiera ni fiscal. Confirma con tu banco, CONDUSEF, el SAT o un contador.
🆕 ¿Primera vez? Así se usa este caso (1 minuto)
- Abre una IA gratis: ChatGPT, Gemini o Grok. ¿No tienes cuenta? Ábrela aquí.
- Baja hasta "Prompt listo para copiar" y toca el botón verde Copiar prompt. (Un prompt es la instrucción que le escribes a la IA.)
- Pégalo en el chat de la IA y cambia lo que está entre [corchetes] por tus datos.
- Revisa la respuesta con la sección "Cómo verificar" antes de usarla.
Qué hace
Armas un control de cuentas por cobrar que calcula días de atraso, agrupa por antigüedad (0-30, 31-60, 61-90, más de 90 días) y genera, con ayuda de la IA, mensajes de cobranza distintos según el atraso.
Paso a paso
- Exporta de tu sistema de facturación (o del portal del SAT) la lista de facturas emitidas del periodo: folio, UUID, cliente, fecha, total, método de pago (PUE o PPD).
- Crea la hoja CxC con las columnas de la tabla de abajo.
- Captura los pagos recibidos en la columna Pagado (puedes traerlos de tu conciliación bancaria con
SUMAR.SIpor folio). - Calcula Saldo:
=F2-G2. - Calcula Días vencidos:
=SI(H2<=0;0;MAX(0;HOY()-E2)), donde E es la fecha de vencimiento (fecha de factura + días de crédito). - Calcula Rango:
=SI(I2=0;"Al corriente";SI(I2<=30;"1-30";SI(I2<=60;"31-60";SI(I2<=90;"61-90";"+90")))). - Arma un resumen con
SUMAR.SI.CONJUNTOpor cliente y rango, o una tabla dinámica. - Usa el prompt para crear 4 plantillas de mensaje (una por rango) y guárdalas como respuestas rápidas en WhatsApp Business o en tu correo.
- Cada viernes filtra los saldos mayores a 0 y manda el mensaje que corresponda.
Columnas sugeridas
| Columna | Ejemplo | Fórmula |
|---|---|---|
| A Folio | A-1023 | |
| B Cliente | Cliente A | |
| C Fecha factura | 05/09/2026 | |
| D Días de crédito | 30 | |
| E Vence | 05/10/2026 | =C2+D2 |
| F Total | 11,600.00 | |
| G Pagado | 5,000.00 | |
| H Saldo | 6,600.00 | =F2-G2 |
| I Días vencidos | 8 | ver paso 5 |
| J Rango | 1-30 | ver paso 6 |
| K Método | PPD |
Resumen por antigüedad
=SUMAR.SI.CONJUNTO(H:H;J:J;"31-60") te da cuánto dinero tienes atorado en ese rango. Repite para cada rango y saca el porcentaje del total.
Prompt listo para copiar
Actúa como experto en cobranza amable para pymes en México.
Contexto: tengo un negocio de [GIRO]. Doy crédito de [DÍAS] días. Quiero no perder clientes pero sí cobrar.
Tarea: escribe 4 mensajes de WhatsApp de cobranza: (1) recordatorio 3 días antes de vencer, (2) 1-30 días de atraso, (3) 31-60 días, (4) más de 60 días. Usa los campos [CLIENTE], [FOLIO], [SALDO], [FECHA].
Detalles: cada vez un poco más firme, siempre respetuoso, sin amenazas, ofreciendo opciones de pago.
Formato: lista numerada, cada mensaje de máximo 60 palabras.
Cómo verificar
- La suma de la columna Saldo debe ser igual al saldo de clientes en tu contabilidad.
- Si la factura es PPD, cada pago debe tener su complemento de pago (REP); revisa que lo hayas emitido.
- Revisa que HOY() no esté congelado: en Excel recalcula con F9.
Riesgos
- No subas nombres reales de clientes a la IA; usa “Cliente A” o los campos entre corchetes.
- La cobranza abusiva puede ser sancionada; usa un tono respetuoso.
Preguntas frecuentes
¿Qué es PPD?
Pago en Parcialidades o Diferido: la factura se paga después o en partes y requiere complemento de pago por cada pago recibido.
¿Puedo hacerlo en Google Sheets?
Sí, las fórmulas son iguales; solo revisa si tu configuración usa coma o punto y coma.
Casos relacionados
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¿Qué sigue?
Fuente: guía original de Guía de Agentes · Las palabras subrayadas como SAT o ITIN llevan al glosario.